Medan, 12 Mei 2023 – Pada hari Jumat, 12 Mei 2023, HMI Komisariat FMIPA Unimed menyelenggarakan Kelas Administrasi Kesekretariatan yang diadakan di Gedung Arsip Unimed. Kegiatan ini mengusung tema “Perpustakaan” dan dihadiri langsung oleh Kepala UPT Arsip Unimed.
Dalam kelas tersebut, dijelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip ini dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip memiliki beberapa kategori, antara lain lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Arsip dapat dinyatakan sebagai milik negara apabila tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan Sumber Dana Negara.
Dalam penjelasannya, terdapat dua jenis arsip, yaitu arsip fisik yang bersifat autentik dan legal, sesuai dengan ketentuan UU No.43/2009 Pasal 41 Ayat 1, serta arsip informasi yang bersifat terpercaya dalam hal struktur, isi, dan konteks, sebagaimana diatur dalam UU No.43/2009 Pasal 41 Ayat 3.
Arsip juga memiliki dua nilai, yaitu berkas sejarah dan berkas yang dapat dihapuskan. Penyimpanan arsip dilakukan dalam jangka waktu aktif dan nonaktif sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan yang berlaku.
Dalam penerapannya, tata kearsipan juga mencakup tata naskah dinas yang mengatur segala aturan tentang surat menyurat, mirip dengan konstitusi, yang bertujuan untuk mencegah terjadinya duplikasi.
Kelas Administrasi Kesekretariatan ini memberikan wawasan dan pengetahuan yang lebih dalam mengenai tata kearsipan. Diharapkan kegiatan ini dapat memberikan manfaat bagi peserta dalam mengelola arsip dengan baik dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Terima kasih kepada Kepala UPT Arsip Unimed atas penyelenggaraan kelas ini, yang diharapkan dapat meningkatkan pemahaman mengenai pentingnya kearsipan dalam berbagai institusi dan organisasi.
Editor : Abdan Syakuro
