Medan, 21 Mei 2023 – Pada hari Minggu, 21 Mei 2023, HMI Komisariat FMIPA Unimed mengadakan kegiatan Kelas Administrasi Kesekretariatan dengan tema “Pelatihan Surat Menyurat”. Pelatihan ini dipimpin oleh Kakanda Eko Cahyono, yang merupakan Sekretaris Umum HMI Cabang Medan periode 2022-2023.
Urusan surat menyurat atau ketatausahaan merupakan hal yang penting dalam pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada dasarnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Surat memiliki beberapa fungsi, seperti menjadi media untuk menyampaikan kehendak seseorang kepada orang lain, wadah untuk menuangkan perasaan, kehendak, pemikiran, dan tujuan seseorang agar dapat diketahui oleh orang lain, serta sebagai gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan. Oleh karena itu, surat-surat harus disusun secara ringkas, padat, tetapi tegas. Bahasa yang digunakan dalam surat harus mudah dipahami, sederhana, dan teratur.
Pelatihan ini menekankan bahwa surat menyurat merupakan pekerjaan pelayanan yang bertujuan untuk memudahkan dan meringankan pekerjaan. Pelatihan ini relevan dan diperlukan di semua tingkatan organisasi, dari pimpinan tertinggi hingga tingkat bawah.
Berikut ini adalah tata cara penulisan surat yang telah disesuaikan agar lebih rapi dan mudah dipahami:
- Gunakan bentuk legal dan keabsahan tulisan pada kop surat HMI dengan menggunakan font Bookman Old Style dan model central text pada Microsoft Word 2010.
- Susun kop surat dengan urutan sebagai berikut:
- Baris pertama: Tulisan “HMI”
- Baris kedua: Tulisan komisariat yang bersangkutan c. Baris ketiga: Tulisan yang mencantumkan nama cabang yang menaunginya d. Baris keempat: Tulisan yang memuat alamat dan kode pos sekretariat e. Baris kelima: Gunakan garis hitam tebal f. Di bawah garis, letakkan kaligrafi bacaan basmallah yang berwarna hitam dengan bentuk horizontal dan tidak melingkar.
- Atur tata letak dan format penulisan sebagai berikut:
- Logo HMI diletakkan di sebelah kiri atas dengan posisi ujung bawah logo tepat pada jarak 2 cm dari margin sebelah kiri.
- Tulisan “Himpunan Mahasiswa Islam” menggunakan huruf kapital secara keseluruhan, cetak tebal, berwarna hijau, ukuran font 18, dengan spasi horizontal expanded berukuran 2pt, dan spasi vertikal berukuran 1,0.
- Tulisan “HMI” diletakkan dalam tanda kurung, menggunakan huruf kapital secara keseluruhan, cetak tebal, berwarna hijau, ukuran font 18, dengan spasi horizontal expanded berukuran 2pt, dan spasi vertikal berukuran 1,0.
- Tulisan komisariat yang bersangkutan menggunakan huruf kapital secara keseluruhan, cetak tebal, berwarna hitam, ukuran font 18, tanpa ada pengaturan spasi horizontal, dan spasi vertikal berukuran 1,0.
- Tulisan cabang yang bersangkutan menggunakan huruf kapital secara keseluruhan, cetak tebal, berwarna hitam, ukuran font 12, tanpa ada pengaturan spasi horizontal, dan spasi vertikal berukuran 1,0.
- Tulisan yang memuat alamat dan kode pos sekretariat disesuaikan dengan alamat sekretariat komisariat. Hanya awalan kata dan keterangan nomor yang menggunakan huruf kapital, tanpa cetak miring atau tebal, berwarna hitam, ukuran font 11, tanpa ada pengaturan spasi horizontal, dan spasi vertikal berukuran 1,0.
- Jika diperlukan, dapat ditambahkan tulisan yang memuat alamat website pada baris keenam, tanpa cetak miring atau tebal, berwarna hitam, ukuran font 11, tanpa ada pengaturan spasi horizontal, dan spasi vertikal berukuran 1,0.
- h. Di bawah alamat website, letakkan garis hitam lurus dengan jarak vertikal yang sama dengan jarak antara alamat sekretariat dan alamat website. Garis ini ditarik dari sisi kiri dengan jarak 2 cm dari margin sebelah
Pelatihan ini dihadiri oleh para kader HMI, dan diharapkan dapat meningkatkan pemahaman dan keterampilan mereka dalam menyusun surat-surat dengan baik.
Terima kasih kepada Kakanda Eko Cahyono atas pelaksanaan pelatihan ini, yang diharapkan dapat memberikan manfaat dan peningkatan kemampuan dalam bidang surat menyurat.
Editor : Abdan Syakuro
